Mede-eigendom: mag de syndicus weigeren om bewijstukken te verstrekken aan de commissaris van de rekeningen?

Het begon allemaal met een vraag van een bezoeker: « Als commissaris van de rekeningen vroeg ik de syndicus om het detail van een betaling aan een leverancier om te weten of het enkel facturen betrof of ook nalatigheidsinteresten en aanmaningskosten. De syndicus weigert dit te geven. Mag dat? » Het antwoord van onze partner-advocaat was duidelijk: « In uw hoedanigheid hebt u recht op toegang. »

Waarom dit inzagerecht onmisbaar is

De commissaris van de rekeningen wordt verkozen door de algemene vergadering om de regelmatigheid van de rekeningen te controleren, na te gaan of de uitgaven overeenstemmen met de beslissingen van de AV en of ze gestaafd zijn met de nodige bewijsstukken. Zonder deze stukken kan hij zijn taak niet naar behoren uitvoeren en de mede-eigenaars geen transparantie garanderen.

Wettelijke verplichtingen van de syndicus

Volgens artikel 577-8 §4 van het Burgerlijk Wetboek moet de syndicus alle nuttige documenten ter beschikking stellen: facturen, kredietnota’s, interesten, aanmaningskosten, bankuittreksels… Weigeren om dit te doen is een schending van zijn wettelijke verplichtingen.

Wat te doen bij weigering

1. Dien een schriftelijk verzoek in (e-mail of aangetekend) met vermelding van artikel 577-8 §4 BW.
2. Bij uitblijven van reactie: stuur een ingebrekestelling met een redelijke termijn.
3. Meld de weigering in het verslag van de commissaris van de rekeningen voorgelegd aan de algemene vergadering.
4. Laat de AV beslissen om de goedkeuring van de rekeningen te weigeren en/of de syndicus te ontslaan wegens gebrek aan transparantie.
5. Stap in laatste instantie naar de vrederechter om de afgifte van de stukken te bekomen.

Concreet voorbeeld

In het voorgelegde geval wilde de commissaris weten of de betaling interesten omvatte. Zonder bewijsstuk kan hij de uitgave niet valideren; de AV kan daarom weigeren de rekeningen goed te keuren totdat de syndicus de gevraagde documenten voorlegt.

FAQ

Mag de syndicus weigeren om een bewijsstuk te geven?

Nee, behalve in zeer uitzonderlijke gevallen (wettelijk beschermd beroepsgeheim). De commissaris van de rekeningen heeft dit recht.

Welke stukken vallen onder dit inzagerecht?

Alle relevante boekhoudstukken: facturen, kredietnota’s, bankuittreksels, contracten, kosten en interesten.

Is de inzage betalend?

De inzage ter plaatse is gratis; enkel redelijke kosten voor kopieën of verzending mogen worden aangerekend.

Wat te doen bij blijvende weigering van de syndicus?

Herhaal schriftelijk, vermeld het probleem in het verslag, laat de AV maatregelen nemen; zo nodig naar de vrederechter stappen.

Kan de weigering van de syndicus de goedkeuring van de rekeningen verhinderen?

Ja: de AV kan beslissen de rekeningen niet goed te keuren zolang de nodige bewijsstukken ontbreken.

Conclusie

Transparantie in de boekhouding is geen optie maar een wettelijke plicht van de syndicus en een recht van de commissaris van de rekeningen. Bij problemen volgt u deze stappen: schriftelijk verzoek → ingebrekestelling → melding in het verslag → beslissing AV → vrederechter indien nodig.