Inzicht in de werking van de algemene vergadering van een mede-eigendom
De algemene vergadering (AG) is het belangrijkste orgaan van de mede-eigendom en is de jaarlijkse vergadering tijdens welke de beslissingen betreffende het beheer van een gebouw worden genomen. Wanneer moet de vergadering plaatsvinden? Wie neemt eraan deel en wat is het doel ervan?
Wat is de algemene vergadering van mede-eigendom?
De algemene vergadering van een mede-eigendom is een orgaan dat van essentieel belang is voor de goede werking van een mede-eigendom. Het is de vergadering die alle mede-eigenaars van een gebouw bijeenbrengt.
De vergadering is minstens eenmaal per jaar verplicht en heeft een besluitvormend karakter, maar er zijn ook wettelijke verplichtingen aan verbonden. De belangrijkste verplichting is het opstellen van de notulen, een onmisbaar onderdeel voor de bekrachtiging van de tijdens de bijeenkomst genomen besluiten.
Een algemene vergadering kan gewoon (GAV) of buitengewoon (BGV) zijn. Het verschil hangt af van de aard van de bijeenroeping. Een GAV is de jaarlijkse algemene vergadering die door de syndicus bijeengeroepen wordt. Een BGV wordt door de mede-eigenaars geïnitieerd wanneer de situatie dringend is en wanneer zij van mening zijn dat zij niet op de GAV kunnen wachten om bepaalde dringende beslissingen te nemen. Om een BGV te organiseren moet ten minste 20% van het totale aantal mede-eigenaars een verzoek daartoe indienen.
Waarvoor dient de algemene vergadering van mede-eigendom?
Het is tijdens de algemene vergadering dat belangrijke beslissingen genomen worden die noodzakelijk zijn voor het goede beheer van een mede-eigendom.
Zo wordt er bijvoorbeeld beslist over het beheer van de lasten, de aanstelling van een syndicus, de begroting en het onderhoud van de gemeenschappelijke ruimten.
Wie neemt deel aan de algemene vergadering van mede-eigendom?
Alle mede-eigenaars van een gebouw maken automatisch deel uit van de algemene vergadering. Hun aanwezigheid wordt weliswaar sterk aanbevolen, maar is niet verplicht.
Om de besluiten die op de AV genomen worden rechtsgeldig te laten zijn, moet echter meer dan de helft van de mede-eigenaars aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Als dat niet het geval is, moet een tweede vergadering georganiseerd worden op kosten van de mede-eigenaar.
Een mede-eigenaar die niet aanwezig kan zijn, maar wel zijn stem wil laten horen, kan zich op de AV door een gevolmachtigde laten vertegenwoordigen en deze een volledige of gedeeltelijke volmacht geven. Merk op dat huurders niet aan de AV kunnen deelnemen. Zij kunnen echter wel schriftelijke opmerkingen of klachten indienen over de gemeenschappelijke delen van het gebouw. Het is dan aan de eigenaar om deze opmerkingen bij de AV ter sprake te brengen.
De algemene vergadering moet door één van de mede-eigenaars van het gebouw worden voorgezeten. Op elke algemene vergadering moet ook een secretaris worden benoemd.
Naast de mede-eigenaars zijn er drie instanties aanwezig op de algemene vergadering om ervoor te zorgen dat deze goed verloopt:
- De syndicus, het uitvoerend orgaan van de AG
- De raad van mede-eigendom, die de door de syndicus uitgevoerde taken controleert
- De rekencommissaris, die instaat voor het billijk financieel beheer van de mede-eigendom door de syndicus
Klik hier om alles te weten over de samenstelling van de beheersorganen
Wanneer vindt de vergadering plaats?
Elke mede-eigendom is wettelijk verplicht om minstens één keer per jaar een algemene vergadering te houden. Een periode van 15 dagen waarin de GAV (gewone algemene vergadering) jaarlijks moet plaatsvinden wordt bepaald in het reglement van mede-eigendom. Deze periode blijft door de jaren heen dezelfde, behalve onder bijzondere omstandigheden.
Ongeacht of het om een gewone of buitengewone AV gaat moet de vergadering ten minste 15 dagen vóór de gewenste datum bijeengeroepen worden om te kunnen plaatsvinden. Wanneer een buitengewone AV door verscheidene mede-eigenaars wordt aangevraagd, moet deze binnen 30 dagen na de aanvraagdatum plaatsvinden.
Alle deelnemers worden per aangetekende brief opgeroepen, tenzij er uitdrukkelijk een ander communicatiemiddel is voorzien.
Hoe worden de beslissingen op de algemene vergadering van mede-eigendom genomen?
Besluiten worden altijd genomen na een stemming door alle aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars op de algemene vergaderingen. Elke mede-eigenaar heeft een aantal stemmen dat overeenkomt met zijn aandeel in de gemeenschappelijke delen. Dit aandeel wordt van tevoren in de basisakte bepaald.
Stemverhoudingen
Besluiten worden meestal genomen met absolute meerderheid, maar soms is een gekwalificeerde meerderheid of zelfs unanimiteit vereist. De vereiste meerderheden variëren naar gelang van het onderwerp, het belang ervan of de gevolgen voor de begroting.
Lees meer over de stemregels tijdens een algemene vergadering
De agenda van de vergadering
Om de discussies op specifieke onderwerpen te kunnen concentreren en om ervoor te zorgen dat alle belangrijke besluiten worden genomen, wordt vóór elke algemene vergadering een agenda opgesteld. Zo wordt de vergadering efficiënter gevoerd. De agenda van de vergadering wordt opgesteld door de syndicus en bevat alle agendapunten die in stemming moeten gebracht worden. Deze agendapunten moeten ook elk schriftelijk voorstel bevatten dat wordt ingediend door mede-eigenaars, door de raad van mede-eigendom of door derden die geen rechtspersoonlijkheid hebben. Dit voorstel moet ten minste 3 weken vóór het begin van de termijn van 15 dagen die voor de AV is vastgesteld bij de syndicus worden ingediend.
De notulen
Om geldig verklaard te worden, moet elk besluit dat in een algemene vergadering genomen wordt, aan het eind van de vergadering schriftelijk in de notulen opgenomen worden. De verkregen meerderheden en de namen van de mede-eigenaars die zich van stemming hebben onthouden of tegen hebben gestemd, moeten worden vermeld. De notulen moeten ondertekend worden door de voorzitter van de vergadering, de secretaris en alle aanwezige mede-eigenaars.
Notulering van besluiten
Tenslotte moet de syndicus alle besluiten van de AV noteren in het register dat op het hoofdkantoor van de VME (Vereniging van mede-eigenaars) wordt neergelegd. Dit moet binnen 30 dagen na de AV gebeuren.
Binnen hetzelfde termijn van 30 dagen moet elke mede-eigenaar een kopie krijgen van de door de syndicus genomen beslissingen. Als een mede-eigenaar niet binnen 30 dagen een kopie van de notulen ontvangt, moet hij die schriftelijk bij de syndicus aanvragen.