U hebt een appartement of een garage verkocht, en net voor de ondertekening meldt de notaris een extra lijn: “afsluitingsvergoeding syndicus – 250 € + btw”. Verrassing, ergernis of gewoon berusting… veel mede-eigenaars maken het mee. Maar is dit normaal? Is dit echt wettelijk voorzien of eerder een gewoonte van sommige syndici? We leggen het uit.

Wat zegt de wet, zwart op wit

Bij een verkoop moet de notaris van de syndicus een reeks informatie ontvangen: stand van de rekeningen, eventuele schulden van de verkoper, reservefonds, enz. Dit noemt men het staat van de rekeningen (staat-datum), wat vaak een mutatiekost met zich meebrengt. Deze opdracht behoort tot de wettelijke verplichtingen van de syndicus en is inderdaad ten laste van de verkoper. Met andere woorden: ja, de syndicus mag hiervoor erelonen aanrekenen. Maar opgelet 💡: nergens in de wet wordt een forfaitaire “afsluitingsvergoeding” vermeld. Deze term is een huisgemaakte benaming die in feite overeenkomt met het staat-datum en dus wel degelijk gerechtvaardigd is.

Waarom spreken sommige syndici van een “afsluitingsvergoeding”?

Omdat in de praktijk veel syndici een forfait toepassen om hun administratieve tijd te dekken: antwoorden aan de notaris, documenten voorbereiden, rekeningen nakijken… Resultaat:

• Facturen tussen 200 en 400 € excl. btw zijn de norm geworden.
• Ze krijgen verschillende labels: “administratieve kosten”, “afsluitingsvergoeding”, “dossierkosten verkoop”…
• En vaak passeren deze bedragen zonder discussie, omdat de verkoper snel wil afronden.

Dus, wettig of niet?

Het antwoord is eenvoudig: het hangt ervan af. De syndicus mag kosten aanrekenen, maar alleen als ze:

• Voorzien zijn in zijn contract, goedgekeurd door de Algemene Vergadering.
• Proportioneel zijn en gelinkt aan een reële prestatie (het staat-datum, dus de informatie aan de notaris, en niets anders).
• Transparant en duidelijk vermeld in zijn tarieflijst.

Let op ⚠️: als er niets in het syndicuscontract voorzien is, dan is de afsluitingsvergoeding betwistbaar… en kunt u ze aanvechten. Het werk van de syndicus mag niet onderschat worden: bij de overdracht van een kavel moet hij het dossier voorbereiden dat de notaris vraagt, en dat omvat ook een tussentijdse afrekening op de datum van de authentieke akte.

Welke stappen als u de factuur buitensporig vindt?

Voor u de bankkaart bovenhaalt of de notaris toelaat het bedrag in te houden op de verkoopopbrengst, denk eraan:

• Vraag naar de wettelijke of statutaire basis van deze kosten. Staan ze vermeld in het contract van de syndicus?
• Controleer de AV: is het bedrag door de mede-eigenaars goedgekeurd?
• Onderhandel of weiger indien er geen enkele rechtvaardiging bestaat.
• Stap naar de vrederechter als ultiem middel indien de syndicus op zijn standpunt blijft.

Korte FAQ