De voorlopige begroting voor een mede-eigendom stemmen : 5 punten om op te letten
Lijken de kosten voor mede-eigendom exorbitant hoog? Wil je invloed hebben op het beheer van de financiën van je gebouw? De jaarlijkse algemene vergadering van mede-eigenaars mondt uit in een stemming over de voorlopige begroting. Het bedrag van de lasten van mede-eigendom voor het komende jaar hangt af van deze stemming. Hier zijn 5 punten om in gedachten te houden voordat je de voorlopige begroting goedkeurt (of niet) op de algemene vergadering van mede-eigenaars.
Wat is het voorlopige begroting van een mede-eigendom ?
Binnen een mede-eigendom speelt de voorlopige begroting een essentiële rol bij het plannen van de uitgaven voor het jaar N+1. Deze uitgaven omvatten de kosten voor het onderhoud van de gemeenschappelijke ruimten, het onderhoud en de herstellingen aan het gebouw, de verzekeringskosten, de lonen van de syndicus en de honoraria van de syndicus. Dit budget wordt opgesteld door de syndicus, in samenwerking met de algemene vergadering of de raad van de mede-eigendom, en wordt vervolgens ter stemming voorgelegd aan de mede-eigenaars tijdens de algemene vergadering. Deze procedure vindt één keer per jaar plaats, uiterlijk zes maanden voor het begin van het volgende boekjaar, dat twaalf maanden duurt.
Wat zijn de 5 punten waarmee rekening moet worden gehouden voordat de voorlopige begroting van een mede-eigendom wordt goedgekeurd?
Het is belangrijk om op te merken dat de voorlopige begroting een rechtstreekse invloed heeft op de kosten die u worden aangerekend. Het bedrag van deze kosten komt overeen met een kwart van de begroting die is goedgekeurd op de algemene vergadering van mede-eigenaars. Daarom raden wij u ten zeerste aan om de voorlopige begroting zorgvuldig te bestuderen voordat u deze goedkeurt, zodat u er zeker van kunt zijn dat de bedragen die u betaalt goed worden gebruikt.
1. Woon de voorbereidende vergadering van de syndicus en de mede-eigendomsraad bij
Voor de meeste mede-eigenaars is de tijd nemen om de jaarlijkse algemene vergadering bij te wonen al een behoorlijke verplichting. De voorbereiding van de stemming over de voorlopige begroting vereist echter een voorafgaande vergadering tussen de mede-eigendomsraad (die bestaat uit verschillende vertegenwoordigers van de mede-eigenaars) en de syndicus van het gebouw (die verantwoordelijk is voor het beheer van de dagelijkse uitgaven van het gebouw). Deze vergadering vindt meestal plaats ongeveer zes maanden na het afsluiten van de rekeningen van het vorige boekjaar. Het doel van de vergadering is om de mede-eigenaars in staat te stellen de uitgaven te overzien die in het verleden zijn gedaan en die zijn opgenomen in het vorige budget, zodat ze de syndicus kunnen helpen bij het opstellen van het volgende budget.
Merk op dat je de mogelijkheid hebt om deze vergadering bij te wonen. Zelfs als je geen lid bent van de mede-eigendomsraad. Het enige wat je moet doen is een verzoek indienen bij de mede-eigendomsraad, die je aanwezigheid kan aanvaarden of weigeren. Op die manier hebt u de kans om aanwezig te zijn bij de essentiële – zij het soms moeizame – fase van de controle van de rekeningen.
2. Facturen controleren
Tijdens deze vergadering zal de zaakvoerder de verschillende facturen met betrekking tot uitgaven voor het boekjaar N-1 onder de aandacht brengen. Het is essentieel om deze met een fijne kam door te nemen: komt elke uitgave overeen met een factuur? Komen de bedragen overeen met het vooraf goedgekeurde budget? Heeft de mede-eigendombeheerder alle facturen volledig ingediend? Het is van essentieel belang om deze fase aandachtig te volgen, want ze weerspiegelt de inzet van de syndicus voor het beheer van uw mede-eigendom.
3. Controleer of de kosten correct zijn
Als alle facturen zijn gecontroleerd en in orde bevonden, is het tijd om te kijken hoe het budget van het gebouw is gebruikt. Als mede-eigenaar ben je in de beste positie om de kwaliteit van de schoonmaak-, reparatie- en onderhoudsdiensten te beoordelen. Lijken de bedragen die overeenkomen met deze kosten je gepast, gezien de kwaliteit van de geleverde dienst? Zijn er kosten die buitensporig hoog of juist te laag lijken? Dit is een goed moment om na te denken over besparingsmogelijkheden of om de toewijzing van begrotingsposten opnieuw te evalueren. Aarzel niet om vooraf een lijst met vragen op te stellen, zodat je de beheerder kunt ondervragen en kunt vragen om aanpassingen aan te brengen in het voorlopige budget.
4. Uitgaven trends analyseren
Auditing geeft je een gedetailleerd beeld van het vorige begrotingsjaar en is een gelegenheid om het te vergelijken met voorgaande jaren. Zijn er stijgingen of dalingen in de uitgaven ten opzichte van N-2, N-3, enzovoort? Als je inconsistenties of zaken die je verbazen opmerkt, aarzel dan niet om erop te wijzen en de syndicus om uitleg te vragen. Er kunnen onder andere uitzonderlijke uitgaven zijn geweest of veranderingen in dienstverleners. In elk geval verdienen de antwoorden van de syndicus bijzondere aandacht en moeten ze door alle betrokken partijen worden besproken met het oog op de stemming over het volgende boekjaar.
5. De kosten van de beheerder controleren
Het is van cruciaal belang om bijzondere aandacht te besteden aan een aspect dat aanleiding kan geven tot terughoudendheid van de beheerder: zijn eigen honoraria. Als mede-eigenaar is het echter jouw verantwoordelijkheid om deze kwestie te onderzoeken. Sommige beheerders van appartementen vragen kosten die niet altijd gerechtvaardigd zijn. Wie kan in dit stadium van de vergadering beter het reactievermogen en de efficiëntie van uw beheerder beoordelen dan u? Je hebt ook de gelegenheid gehad om zijn goede trouw op een aantal punten te controleren, zoals de presentatie van facturen en het beheer van uitgaven. Als je vindt dat zijn vergoedingen ongepast zijn, is het misschien gepast om de verlenging van de huidige syndicus aan de orde te stellen.
Wist je dat ? Volgens een onderzoek uit 2017 bedragen de gemiddelde prijs van een syndicus professionele €26 per maand per flat.
Hoe betwist ik de voorlopige begroting van een mede-eigendom?
Bij de stemming over een voorlopige begroting is het gebruikelijk om de regel van de gewone meerderheid te volgen en worden alle uitgaven doorgaans in één keer goedgekeurd. Het is echter mogelijk om elke uitgave afzonderlijk te onderzoeken en in stemming te brengen. Als er geen consensus wordt bereikt:
- Als één (of meer) van de uitgavenposten niet de goedkeuring van de meerderheid van de kiezers krijgt, wordt de voorlopige begroting niet geratificeerd. De syndicus kan dan een oproep tot voorzieningen voor kosten vragen op basis van de vorige begrotingsraming.
- Het is ook mogelijk om in te stemmen met een goedkeuring “onder voorbehoud”. In dit geval worden de voorbehouden opgenomen in de notulen van de vergadering en moeten er één of meerdere maatregelen worden genomen door de syndicus.